Muchas personas no saben que, día a día, surgen nuevas leyes en el marco laboral que les afecta, como la misma ley del “canal de denuncias”, sin ir más lejos.
La Ley 2/2023, de 20 de febrero, sobre la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, obliga a establecer un canal de denuncias que cumpla con ciertos requisitos específicos.
Pero, ¿qué significa esto exactamente? ¿Para qué se utiliza un canal de denuncias? ¿Por qué es importante y cómo se crea un canal de denuncias eficaz? Y, lo más relevante: ¿qué consecuencias legales puede enfrentar una organización que no implemente dicho canal?
¿Qué es la Ley 2/2023?
Esta ley tiene como objetivo proteger a las personas que denuncien irregularidades en el entorno laboral, tanto en empresas como en organizaciones públicas y privadas.
Esta legislación se basa en una directiva de la Unión Europea (Directiva (UE) 2019/1937) que pretende crear un entorno seguro para los denunciantes y protegerlos de posibles represalias.
El propósito de la ley es doble
- Fomentar un ambiente de transparencia y cumplimiento normativo dentro de las organizaciones.
- Garantizar que quienes informen sobre infracciones legales o conductas indebidas no sean objeto de castigos, despidos o cualquier tipo de discriminación.
¿Para qué se utiliza un canal de denuncias?
Un canal de denuncias es una herramienta virtual que permite a empleados, proveedores, clientes y cualquier otra persona relacionada con la organización informar sobre conductas irregulares o ilegales de manera confidencial.
Estas conductas pueden abarcar desde el acoso laboral, el fraude, la corrupción, el incumplimiento de normas de seguridad, hasta cualquier otra infracción normativa.
Este canal facilita la recogida de información importante sobre malas prácticas. La clave de su utilidad radica en que permite a las organizaciones identificar y resolver problemas antes de que se conviertan en crisis graves o generen repercusiones legales y de reputación.
¿Por qué es importante tener un canal de denuncias?
Implementar un canal de denuncias no solo es una obligación legal, sino también una práctica esencial para cualquier organización que quiera ser percibida como ética y responsable.
- Contar con un canal de denuncias garantiza que la organización esté alineada con las normativas vigentes.
- Disponer de un canal de denuncias transparente y accesible demuestra el compromiso de la organización con la ética, la integridad y la responsabilidad. Esta acción ayuda a mejorar la confianza entre empleados, clientes y otros grupos de interés.
- Un canal de denuncias eficaz permite a las organizaciones detectar problemas internos antes de que se conviertan en asuntos más graves. La posibilidad de recibir alertas tempranas sobre conductas irregulares o ilícitas facilita la implementación de medidas correctivas adecuadas.
- Al fomentar una cultura de denuncia y transparencia, las organizaciones minimizan el riesgo de enfrentar litigios o daños a la reputación. Un entorno donde los problemas se resuelven internamente es menos propenso a atraer la atención negativa de los medios de comunicación o del público.
¿Cómo debe ser un canal de denuncias eficaz?
Kairos, plataforma de gestión de recursos humanos, nos ayuda a explicar algunas de las características que un canal de denuncias ha de tener:
- El canal de denuncias debe garantizar la confidencialidad del denunciante en todo momento. Es fundamental que la identidad de la persona que realiza la denuncia no sea revelada sin su consentimiento, salvo en casos excepcionales que lo requieran por ley.
- El canal debe ser fácil de encontrar y utilizar para cualquier persona. Debe estar disponible en diferentes formatos (online, por teléfono, en persona) y ser accesible tanto para empleados como para cualquier otro interesado.
- La Ley 2/2023 exige que las organizaciones adopten medidas que protejan a los denunciantes de cualquier tipo de represalia, como el despido, la degradación, la intimidación o cualquier otro tipo de discriminación.
- Es importante que la organización tenga un proceso claro para gestionar las denuncias recibidas. Este proceso debe incluir la recepción, investigación, respuesta y, en su caso, la resolución de los problemas denunciados. Además, se deben establecer plazos específicos para cada etapa del proceso.
- La ley exige que exista una persona o departamento responsable de gestionar el canal de denuncias y de asegurar su correcto funcionamiento. Este responsable debe contar con la formación adecuada y la independencia necesaria para llevar a cabo su labor de manera eficaz.
- Es esencial informar a los potenciales denunciantes sobre cómo se manejarán sus denuncias, cuáles son sus derechos y qué medidas de protección se les ofrecerán. Esta información debe estar claramente disponible en la web y en cualquier otro medio donde se facilite el canal de denuncias.
- Un canal de denuncias eficaz debe permitir una comunicación fluida entre el denunciante y la organización. Esto incluye notificar al denunciante sobre la recepción de la denuncia, el estado de la investigación y el resultado final.
¿Qué ocurre si no se implementa un canal de denuncias?
La falta de un canal de denuncias que cumpla con la Ley 2/2023 puede tener consecuencias graves para cualquier organización:
- Multas administrativas: Las organizaciones que no implementen un canal de denuncias pueden enfrentar multas que van desde 1.001 euros hasta 1.000.000 euros. Las sanciones dependerán del tipo de infracción, el tamaño de la empresa y su nivel de cumplimiento.
La ley establece diferentes niveles de sanciones en función de la gravedad de la infracción. Por ejemplo, las infracciones leves pueden ser sancionadas con multas de hasta 10.000 euros, mientras que las infracciones graves y muy graves pueden superar los 100.000 euros o incluso llegar al millón de euros en los casos más extremos.
- Responsabilidad de los directivos: Los directivos o responsables de las organizaciones también pueden ser sancionados personalmente si se considera que su falta de diligencia ha contribuido al incumplimiento de la ley. Estas sanciones pueden incluir multas personales, inhabilitaciones o prohibiciones para ejercer cargos directivos.
- Reputación dañada: Más allá de las sanciones económicas, las organizaciones que no cumplan con la Ley 2/2023 pueden sufrir un daño significativo a su reputación. La percepción pública de una empresa o entidad como poco ética o negligente en la gestión de denuncias puede tener consecuencias a largo plazo, afectando su relación con empleados, clientes y otros grupos de interés.
- Posibles litigios: La falta de un canal de denuncias también puede llevar a litigios judiciales, ya que los denunciantes pueden recurrir a tribunales si sienten que sus derechos no han sido protegidos adecuadamente. Esto puede resultar en costes legales adicionales y en el riesgo de condenas judiciales.
Pasos para implementar un canal de denuncias en tu web
Para evitar las sanciones mencionadas y cumplir con la Ley 2/2023, es esencial que cualquier organización establezca un canal de denuncias eficaz.
- Antes de empezar, es importante evaluar las necesidades y los riesgos específicos de la organización. Esto incluye analizar el tamaño de la empresa, el sector en el que opera, la cantidad de empleados y las normativas específicas que deben cumplirse.
- Existen múltiples opciones en el mercado para implementar un canal de denuncias, desde soluciones de software especializadas hasta la creación de un sistema propio. Lo importante es que la plataforma elegida garantice la confidencialidad, la protección de datos y la facilidad de uso.
- Es fundamental establecer un proceso claro para la gestión de las denuncias, incluyendo la recepción, evaluación, investigación y resolución. Este proceso debe ser conocido por todos los miembros de la organización y estar documentado de manera accesible.
- La implementación de un canal de denuncias requiere la formación adecuada de empleados y directivos sobre su uso, los derechos de los denunciantes y la protección contra represalias.
- Es crucial que todos los posibles usuarios del canal (empleados, clientes, proveedores, etc.) conozcan su existencia, cómo acceder a él y cómo utilizarlo de manera segura. Esta información debe ser visible en la web de la organización y en cualquier otro medio relevante.
- Una vez implementado el canal de denuncias, es importante revisarlo periódicamente para asegurarse de que funcione correctamente y cumpla con todas las normativas. Las auditorías regulares y los comentarios de los usuarios pueden ayudar a identificar áreas de mejora.
Si eres una empresa y todavía no lo tienes, deberías
Un canal de denuncias eficaz actúa como una red de seguridad que puede prevenir problemas legales, daños a la reputación y crisis internas antes de que ocurran.
Es recomendable que, además de establecer el canal, te asegures de que todos en tu empresa conozcan su existencia y sepan cómo usarlo.
Ofrece formación periódica a tus empleados sobre la importancia de este canal y garantiza que sepan que pueden utilizarlo sin temor a represalias.
También es útil designar a una persona o equipo de confianza para gestionar las denuncias, asegurando que cada caso sea tratado con la seriedad y la confidencialidad que merece.
Aprovecha la oportunidad para fortalecer la cultura interna de tu organización. Crea un ambiente donde la transparencia y la ética sean la norma y donde los empleados se sientan seguros al levantar la voz cuando vean algo incorrecto.
Así, no solo cumples con la ley, sino que también fortaleces la confianza y el compromiso dentro de tu equipo.
