En la planificación de un evento se debe cuidar cada detalle para cumplir con el objetivo de satisfacer y agradar a los asistentes a dicho evento, y entonces, si hablamos de un evento formal, el protocolo que se lleva durante el mismo será pieza clave para lograr el éxito.
Por supuesto, en estos casos tan especiales, se debe buscar contratar a una empresa especialista en servicios de catering que te garanticen, no solo un menú de alta calidad y adecuado a tu evento y los invitados al mismo, sino un personal cualificado que sepa llevar el evento con el protocolo adecuado para la ocasión.
Además, que, como nos cuentan nuestros amigos de Catering A Morena, especialistas en catering para eventos, este tipo de empresas tienen servicios ajustados a tus necesidades, a veces solo ofrecen el menú que necesitas, pero en casos más complejos, también te asesoran a elaborar toda la puesta en escena, además de que ponen le personal y toda la logística para atender al comensal.
Y es que, por ejemplo, en cumpleaños o bautizos, poco importa la selección de los cubiertos adecuados para cada platillo o como están colocadas las servilletas en la mesa, pero cuando hablamos de eventos empresariales, incluso, aquellos de índole diplomática, esto es un elemento de suma importancia.
Justos en esos casos, el desconocimiento de las normas básicas del protocolo nos puede traer graves consecuencias dentro de nuestro trabajo. Así que atendiendo a lo clave del asunto hemos elaborado un artículo con la importancia de seguir este tipo de normas y cómo hacerlo para que todo sea perfecto en ese evento tan importante.
Tipos de catering y protocolos para una cena de gala
En los eventos de carácter sofisticado y delicado la variedad gastronómica que se sirva en la cena es un requisito indispensable, además del correspondiente protocolo, todo acompañado con una buena decoración, acorde con los fines y el estilo dele vento.
Así, hay que prestar atención a todos los aspectos del evento, la comida, las mesas, la distribución de los comensales…
Pero no solo para cumplir con todos los requisitos de una buena logística, sino también para que se adapten a lo esperado por todos para el tipo de cena que se está llevando a cabo, ya que existen diferentes tipos de cáterin para cada tipo de ocasión.
Así, por ejemplo, tenemos las cenas familiares para cumpleaños, bautizos o bodas donde las exigencias de protocolo son casi nulas, como también tenemos las cenas de gala y los eventos corporativos o diplomáticos, en donde las exigencias se extreman.
Así, para organizar una cena de gala se debe seguir una cierta planificación y protocolo que este a la altura de la misa, y que va a incluir desde el lugar del evento, hasta el cuidado sobre cada plato servido.
¿Cómo llevar a cabo un buen protocolo en servicios de catering?
Ya sabemos lo importante que es el protocolo dentro de este tipo de servicios, y cuales tipo de protocolos hay, ahora Catering A Morena te comenta como se suele llevar la planificación de este tipo de logística, contándonos los aspectos más importantes que se toman en cuenta en una planificación de catering con servicios de protocolo:
- Planifica bien la fecha del evento
Por supuesto que lo primeo será planificar muy bien la fecha del evento, e intentar que no haya márgenes de cambios a ultimo momento, y es que de esta forma es que podrás comenzar a contratar todos los servicios que necesitarás para ese día. Y es que todas las empresas de servicios para eventos que llamen, lo primero que te preguntarán será la fecha para la cual necesitas el servicio de forma que puedan darte disponibilidad y apartarla para ti.
Igualmente, se debe seleccionar una fecha que no coincida con otros intereses de tu invitados para que pueda asistir la mayor cantidad de gente, lo cual es el objetivo principal. Igualmente debes intentar no coincidir con otros eventos de la misma índole que pueda hacer que pierdas comensales al crearse una competencia.
- Planificación del evento
No obstante, aunque es muy importante, la fecha del evento no es lo único que hay que planificar con antelación.
Hay que prever con tiempo cada detalle, desde el lugar donde se realizará el evento hasta la distribución de invitaciones.
Otro aspecto muy importante hoy en día es que la tecnología este presente, desde las invitaciones, hasta la decoración del evento, y por supuesto las herramientas de logística que permitirán que todo se realice de acuerdo a lo esperado.
- Las invitaciones formales
Por lo general, las invitaciones se han convertido en cosas del pasado con la practicidad de la tecnología. Ahora con avisar por un mensaje, chat o grupo basta. No obstante, no es lo correcto cuando hablamos de un evento especial y más formal.
No se puede invitar a las personas que quieres que acudan de cualquier manera y en el último minuto, sobre todo si hablamos de personas que no son de nuestra confianza y que por lo tanto merecen cierto grado de respeto, antelación y formalidad en la manera de acercarte a ellos.
Se debe enviar una invitación en papel por correo (o correo electrónico), dirigida concretamente a la persona a la que quieres invitar y que transmita la imagen que quieres dar. Además, tienes que tomar en cuenta que tu invitación actuará muchas veces de carta de presentación o recordatorio de tu persona, por lo que deberá cuidar mucho tu imagen ante ellos.
La antelación también es importante y se debe enviar al menos con un mes antes de la fecha pensada para el evento, de forma que el invitado tenga tiempo para organizarse y contestar y tu ir armando una lista de asistentes seguros.
Recuerda que una parte importante de la invitación es pedir una respuesta lo más pronto posible y que se avise si se va a asistir con un acompañante para poderlo incluir en la lisa de invitados para la organización del evento y para el protocolo de acceso.
- Escenario
El lugar en el que vamos a realizar nuestro evento también es importante, ya que debe ser tan emblemático como la ocasión que se está celebrando. Así, tienes que escoger entre espacios al aire libre o en algún lugar cerrado y resguardado, y la decoración, la comida, la música y el protocolo podrían variar de uno a otro.
- Estilo
Aquí llegamos a la parte que muchos disfrutan, entre anfitriones e invitados, y hablamos de la decoración del evento y la adaptación del lugar al mismo. Esta debe estar en consonancia con lo especial de la celebración, su índole (evento corporativo, cena diplomática, etc.) y con lo que se quiere transmitir a través del mismo (un rediseño de marca, una ceremonia en honor a alguien, una premiación, etc.). Y entonces hay que cuidar las mesas, flores, composiciones, vídeo mapping, luz, etc.
- La colocación de los invitados en las mesas
Recordemos que en estos eventos formales, por lo general es el anfitrión el que decide en donde se sentará cada invitado y es importante tomar ciertas medidas al hacerlo.
La primera cosa que debemos evaluar es que la gente pueda interactuar entre sí, ya que lo principal es que pasen un momento agradable y de disfrute con conocidos o conectando con personas nuevas que sean de interés común entre ellos.
Así, se debe tomar en cuenta el rango de importancia de las personas sentadas en la mesa, de forma que estén todos en el mismo nivel, al igual que se debe buscar una interacción que favorezca los fines de la reunión, como para que puedan hacer networking, cerrar negocios, conocerse con otros compañeros de la empresa, etc.
Igualmente, aquí hay un protocolo importante que seguir: si la mesa es rectangular, la persona de mayor rango debe estar sentada en la cabecera de la misma y se va disminuyendo el rango a medida que se va avanzado a lo largo de esta. Mientras que, si la mesa es redonda, la persona de mayor rango debe estar situada es a la derecha. Y es que es importante que los distintitos niveles de rango queden muy bien delimitados por una cuestión de respeto y protocolo. Igual que la idea es que nadie se sienta por fuera del grupo.
- Gastronomía
Hemos llegado al plato fuerte del catering, la comida. La lección de platos que estará en el menú, deben ser los más adecuados para la categoría del evento y estar seleccionados por profesionales en cocina que tengan experiencia en este tipo de área, que te presenten propuestas actuales, de vanguardia, innovadoras, ajustadas a todos los gustos y preferencias y que dejen a todos impresionados y agasajados.
Igualmente, es importante tener en cuenta las necesidades especiales de todos tus invitados, incluyendo reacciones alérgicas o intolerancias hacia algunos alimentos.
Este es el último, pero, sin embargo, hay muchos más detalles por organizar, como por ejemplo, el orden de los platos, el espaciado de tiempo entre cada uno, los acompañantes, las bebidas, etc.
